Il est désormais admis que si elles souhaitent optimiser les processus de gestion financière, budgétaire et stratégique ; fluidifier le dialogue de gestion, aligner la vision stratégique et les objectifs opérationnel, les entreprises doivent s’appuyer sur des systèmes EPM (Enterprise Performance Management) robustes et adaptés.
Cependant, choisir le bon outil EPM peut, parfois, virer au casse-tête. C’est pourquoi nous avons rédigé cet article : pour vous guider dans la définition des étapes clés qui vous permettront de faire un choix éclairé et adapté à vos besoins spécifiques.
Les difficultés d’une gestion sans EPM
Sans un système EPM adapté, les entreprises font face à plusieurs obstacles, désormais, bien connus :
- Des données dispersées : Les données critiques sont souvent éparpillées, ce qui complique leur consolidation et analyse.
- Un manque de visibilité : La prise de décisions stratégiques repose sur des informations incomplètes ou obsolètes.
- Des processus inefficaces : Sans automatisation, les étapes de collecte et de validation des données restent manuelles et chronophages.
- Une collaboration limitée : Les équipes ont du mal à travailler ensemble sur une vision commune des objectifs.
Ces lacunes peuvent entraîner des erreurs de planification, des dépenses imprévues et une perte d’agilité dans un marché en constante évolution.
Les bénéfices d’un EPM bien choisi
Investir dans un outil EPM performant offre une multitude d’avantages clés :
- Centralisation des données : L’EPM regroupe toutes les informations critiques (budgets, prévisions, indicateurs de performance) dans un seul système, évitant les duplications et incohérences.
- Optimisation de la planification : Grâce à des outils avancés, les prévisions budgétaires deviennent plus précises et adaptées aux réalités changeantes.
- Analyse multidimensionnelle : Les entreprises peuvent explorer leurs performances sous différents angles (organisation, géographie, produit), facilitant l’identification des leviers stratégiques.
- Collaboration améliorée : Les équipes disposent d’une plateforme unique pour partager des tableaux de bord, des analyses et des commentaires en temps réel.
- Prise de décision rapide : Avec des tableaux de bord dynamiques et des KPI personnalisés, les décisions peuvent être prises sur des bases solides et actualisées.
Les critères clés pour choisir un outil EPM
Avant de vous engager dans l’acquisition d’un outil EPM, il est crucial de considérer certains critères fondamentaux :
- Performance et capacité de gestion des données : L’outil doit disposer d’un moteur puissant, capable de traiter des volumes importants de données tout en garantissant des performances optimales.
- Adaptabilité organisationnelle : Une bonne solution doit pouvoir gérer des référentiels multiples, évolutifs dans le temps et « historisables » afin de s’adapter à des structures complexes et mouvantes.
- Expérience utilisateur et administrateur intuitive : L’interface doit être simple à utiliser et personnalisable pour chaque profil utilisateur. La prise en main doit également être fluide pour les administrateurs techniques et fonctionnels.
- Flexibilité de la maille temporelle : Votre outil doit permettre de travailler à différents niveaux (journalier, mensuel, annuel) selon vos besoins.
- Systèmes d’alertes, de notifications et gestion des habilitations : Un outil performant doit intégrer des systèmes d’alertes et de notifications pour signaler les anomalies ou les actions urgentes. Il doit également proposer une gestion dynamique des habilitations, garantissant que chaque utilisateur accède uniquement aux données et fonctionnalités nécessaires à son rôle, tout en favorisant un dialogue de gestion fluide et sécurisé.
- Interopérabilité : L’outil doit s’intégrer facilement avec vos systèmes existants (ERP, CRM, etc.).
- Analyse prédictive : Les algorithmes d’IA intégrés permettent d’anticiper les tendances et d’ajuster les stratégies en conséquence, offrant ainsi une longueur d’avance dans la prise de décision.
Comment bien se lancer dans le choix d’un outil EPM ?
Voici quelques étapes pour garantir un choix pertinent :
- Analyser vos besoins : Déterminez les objectifs clés que votre outil EPM devra répondre. Cela inclut vos contraintes budgétaires, vos attentes en matière de reporting et vos besoins de collaboration.
- Prioriser les fonctionnalités : Classez les fonctionnalités essentielles en fonction de leur impact sur votre activité, attribuer un poids à chaque fonctionnalité.
- Tester plusieurs solutions : Demandez des démonstrations, évaluez l’expérience utilisateur et impliquez vos équipes dans le processus de sélection.
- Noter les solutions : au regard de vos fonctionnalités les plus importantes, attribuer une note par fonctionnalité à chaque solution.
- Considérer la scalabilité : Assurez-vous que l’outil choisi pourra accompagner la croissance de votre entreprise.
- Se renseigner sur le support : Privilégiez un fournisseur offrant un service client réactif et des formations adaptées.
Chez Auradata nous vous accompagnons à chaque étape clé de ce processus : dans nos prochains articles, nous approfondirons les critères essentiels pour choisir un EPM, en mettant en lumière les principales fonctionnalités de chaque thème (maille d’analyse, référentiels, construction des prévisions et l’expérience utilisateur) ainsi que la manière de challenger les solutions. Restez connectés !
Sources et Références
- Gartner, « Magic Quadrant for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions, » 2024.
- McKinsey & Company, « Why Enterprise Performance Management is Key to Future-Proofing Businesses, » 2023.
- IDC, « The Value of Data-Driven Decision Making in the Modern Enterprise, » 2024.
- Harvard Business Review, « Aligning Strategy and Operations with EPM Tools, » 2023.